Come si organizza una conferenza stampa

Prima di un evento significativo, in occasione del lancio di un prodotto, per gestire un momento di crisi o, in generale, per diffondere un’informazione che si ritiene degna di nota, aziende ed enti pubblici e privati puntano spesso sull’organizzazione di una conferenza stampa. Le realtà più strutturate sono solite affidare la gestione dell’evento ad un ufficio stampa Milano che possa amministrare il tutto dalla pianificazione iniziale fino alle attività che seguono la conclusione dell’incontro. Come si organizza una conferenza stampa?

Primo passo: è il caso di organizzare una conferenza stampa

Un po’ per manie di protagonismo e un po’ per inesperienza, accade spesso che si decida di organizzare conferenze stampa anche per motivi piuttosto futili e per occasioni di interesse discutibile. Si tratta di uno degli errori più comuni, commesso sopratutto da persone con scarsa esperienza nel campo della comunicazione e delle pubbliche relazioni. Dunque, prima di buttarsi nella gestione di un incontro con la stampa, meglio valutare al meglio la rilevanza della tematica e interrogarsi su quanto, davvero, la portata di interesse sia da considerarsi di interesse comune; altrimenti si rischia di perdere di credibilità agli occhi dei giornalisti, i quali potrebbero snobbarti in futuro e per occasioni molto più significative.

Secondo passo: scegliere la location e l’orario adatti

La location selezionata per l’incontro non è mera cornice ma parte integrante dell’evento. Riuscire ad ottenere uno spazio all’interno di una sala stampa di prestigio aumenta notevolmente la risonanza dell’evento. Oppure si può optare per un luogo evocativo, come una struttura antica, la sede di un ente importante sul territorio. In generale, occorre puntare su una location di facile accesso e che sia conosciuta almeno agli addetti ai lavori L’orario ideale per l’inizio dell’incontro è nella seconda mattinata, dalle 10,30 in poi, in modo anche da dare il tempo ai giornalisti presenti di redigere il pezzo e pubblicarlo. Anche la durata deve essere appropriata: in generale, l’ideale è che duri 45 minuti - un’ora.

Terzo passo: inviare la cartella stampa

Insieme alla comunicazione dell’iniziativa, occorre trasmettere ai media una cartella stampa in cui che riassuma al meglio le nozioni fondamentali sull’evento: di cosa si parlerà, chi sarà presente, quali obiettivi si propone l’incontro. In tal modo, il giornalista potrà giungere preparato alla conferenza. Ultimo passo: ricontattare i giornalisti Conclusa la conferenza, occorre monitorare le pubblicazioni, verificare chi ha parlato dell’incontro e ringraziarlo e contattare chi, invece, lo ha ignorato, chiedendo (insistentemente, se serve) di “rimediare” o per avere maggiori delucidazioni sulla scelta di non dare spazio alla vostra iniziativa.