Firma digitale: cos’è, chi deve utilizzarla e perché usarla

Negli ultimi anni nel mondo del privato e delle aziende stiamo assistendo alla rapida ascesa di strumenti digitali volti a garantire la piena sicurezza dei propri documenti oltre a certificare in modo sicuro e univoco la propria identità. 

Oltre alla nota posta elettronica certificata (PEC) esiste anche uno strumento offerto da varie aziende del settore che garantisce la piena autenticità e integrità di qualsiasi documento inviato, scambiato o archiviato per via telematica: stiamo parlando della firma digitale. 

Attualmente nel nostro paese esistono diverse Aziende abilitate al rilascio di questo servizio, una tra queste è InfoCert, che offre ai propri clienti dei servizi di firma digitale e posta elettronica all’avanguardia e molto utili soprattutto per liberi professionisti e imprese di piccola o medio-grande entità. 

Nel corso dell’articolo vi aiuteremo a capire di cosa si tratta e quali vantaggi comporta oltre ovviamente a spiegare quali sono le modalità più rapide e semplici per poterla richiedere. 

FIRMA DIGITALE: COS’È E COME FUNZIONA 

Per definizione, la firma digitale è quello strumento informatico che consente di firmare con valenza legale in modo univoco e sicuro l’autenticità di un qualsiasi documento inviato o ricevuto per via telematica (ad esempio tramite e-mail o altri strumenti di messaggistica o di posta elettronica). Nasce per sottoscrivere bilanci e atti amministrativi da scambiare con la Pubblica Amministrazione, ma negli ultimi anni è il settore privato che ha sfruttato la grande opportunità offerta dalla firma digitale di firmare contratti, ordini e documenti importanti a distanza, senza doversi recare in ufficio.

Dal punto di vista strettamente informatico non si tratta semplicemente di un’immagine grafica della nostra firma, bensì è il risultato finale di un complesso meccanismo formato da numerose chiavi crittografiche. La firma digitale infatti, si basa sull’assegnazione di due chiavi crittografiche distinte a ciascun titolare e questa è un’operazione che solo l’ente certificatore può svolgere. 

Ad ogni titolare, infine, viene assegnato un codice identificativo formato da un numero binario di 2048 bit che identifica in modo univoco la sua identità. 

La firma digitale, quindi è garantita sotto 3 aspetti principali: 

– autenticità: assicura e garantisce in modo del tutto certo che la persona che ha firmato il documento in questione, si è assunta consapevolmente anche la responsabilità dell’intero contenuto; 

– integrità: dimostra l’integrità del documento dal momento in cui è stato firmato fino al momento dell’archiviazione. In questo modo si certifica l’assenza di qualsiasi tipo di modifica o contraffazione; 

– non ripudio: attraverso il non ripudio, l’autore della firma apposta sul documento non può in nessun momento e/o occasione disconoscerlo e reputarlo quindi come documento non suo. 

Dal punto di vista legislativo viene definita nell’articolo 24 del Decreto legislativo 82/2005 dell’apposito Codice dell’Amministrazione digitale come: La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui e’ apposta o associata. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente. 

COME RICHIEDERE LA FIRMA DIGITALE 

La firma digitale può essere richiesta da qualsiasi privato, azienda o pubblica amministrazione esclusivamente presso i certificatori autorizzati dalla legge italiana (per consultare l’elenco visitate la pagina istituzionale dedicata https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/firma-elettronica-qualificata/organismi-valutazione-accreditati). 

Una volta individuato l’ente certificatore a cui affidarsi, si potrà o prendere appuntamento presso una delle sedi dislocate su tutto il territorio nazionale e presentare un documento di riconoscimento in corso di validità. 

Grazie ad InfoCert, ad oggi è anche possibile usufruire del servizio di riconoscimento online, sia attraverso un video riconoscimento con webcam, supportati da un operatore certificato, sia utilizzando il proprio account SPID (anche se creato con un provider diverso da quello che si è scelto per il servizio di firma digitale). Sicuramente una modalità di gran lunga più comoda, veloce e sicura, che permette di non doversi recare presso un pubblico ufficiale ma di avere comunque la possibilità di usufruire del servizio. 

Una volta concluse le operazioni di identificazione, l’ente certificatore rilascia subito dopo un certificato il quale contiene al suo interno tutti i dati del titolare della firma digitale. 

A questo punto il certificatore provvederà a rilasciare un codice PIN identificativo generato automaticamente mediante il sistema crittografico a due chiavi (una privata che rimane segreta e una pubblica che serve a verificare l’autenticità della firma digitale). 

Ricordiamo che esistono diversi modi per apporre una firma digitale; per alcuni è necessario essere dotati di un dispositivo fisico: 

– Smart Card e lettore di Smart card  

– Chiavetta (o token) USB 

Se si sceglie in alternativa il servizio di firma remota basterà utilizzare una specifica applicazione da PC, Tablet o Mobile, senza l’ausilio di nessun altro dispositivo. 

I costi necessari per avviare un servizio di firma digitale variano in base alla tipologia di firma scelta  

QUANDO È OBBLIGATORIO UTILIZZARE LA FIRMA DIGITALE? 

La firma digitale si configura sicuramente come lo strumento più efficace per conferire pieno valore legale ai contratti eseguiti per via digitale.  

Nei seguenti casi la firma digitale è obbligatoria: 

-per partecipare a concorsi o bandi pubblici, per inoltrare autocertificazioni, per la richiesta di finanziamenti e la stesura di atti pubblici 

-deve essere obbligatoriamente apposta anche su bilanci, atti societari ed altri documenti ufficiali che riguardano società ed associazioni. E’ necessaria anche per completare l’iscrizione al Registro delle Imprese, tramite il modello Comunica (ovvero la dichiarazione che certifica l’inizio dell’attività d’impresa). 

Aldilà delle condizioni d’obbligo l’uso della firma digitale è in forte crescita nella gestione dei documenti di business a valore legale, nelle comunicazioni e gli scambi commerciali tra imprese come ad esempio contratti, ordini di acquisto, verbali di riunioni, ricorsi, etc.. 

QUALI VANTAGGI CI SONO NELL’UTILIZZARE LA FIRMA DIGITALE 

I vantaggi garantiti dall’uso di un servizio di firma digitale sono molteplici: 

– Praticità: per utilizzarla bastano pochi strumenti fisici o digitali facilmente utilizzabili da chiunque; 

– Tempi rapidi: a differenza dell’utilizzo della classica firma autografa, con la firma digitale non vi è la necessità di stampare i documenti per compilarli e rispedirli all’ente preposto; 

– Alto livello di sicurezza: non vi è alcuna possibilità di modificarla e di contraffarla; 

– Comodità: è possibile compilare, firmare e inviare (o archiviare) qualsiasi tipo di documento direttamente dal proprio PC, smartphone o tablet.